Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство и документооборот
Термины "делопроизводство", "документооборот", "электронный архив", "деловые
процедуры" и др. часто используют как синонимы для пропаганды тех или иных
решений и технологий.
В результате возникла существенная разница во мнениях производителей
программных средств и пользователей по всем, даже самым простым, вопросам.
Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и месте делопроизводства
в обеспечении управления российскими предприятиями малого и среднего бизнеса.
Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как
документоведение.
Документаци
о
нное обеспечение управления (ДОУ)
охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе
осуществления управления и систематизации их архивного хранения.
Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление,
оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство -
комплекс мероприятий по обеспечению Д
О
У
предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией
делопроизводства (организация работы с документами - обеспечение движения,
поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения
документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее
поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых
процедур).
Деловая процедура -
последовательность определенных операций (работ,
заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо
задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.
Документооборот -
движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми
ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других
источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение
документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки. При анализе документооборота организации применяются различные
количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является
объем документооборота- число документов, поступивших в организацию и
разработанных ею за определенный период.
Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего
жизненного цикла -
архивное хранение.
Таким образом, на сегодняшний день нормативно закрепляются базовые принципы
работы с документами. На формирование технологий работы с документами в
конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление
деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем
документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях
могут сильно варьироваться, но, анализируя их многообразие, можно выделить
некоторые типовые технологии работы с документами.
