Делопроизводство в среде Windows
Знакомство с MS Windows
Термин "делопроизводство" в последнее время все чаще заменяется термином
"информационно-документационное обеспечение управления", которое включает
следующие этапы:
:
- создание документов и их оформление;
-
прием-передачу документов;
-
организацию движения документов;
-
регистрацию и контроль документов;
-
организацию групповой работы над документами;
-
информационное обслуживание; .
-
хранение документов.
Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения
(персональные компьютеры, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т. п.),
облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и Оперативность
получения информации.
Использование персонального компьютера существенно изменило каждый из этапов
делопроизводства, для реализации которых в организациях малого переднего бизнеса
используется специализированное программное обеспечение ведущих фирм.
Сегодня для реализации задач информационно-документационного обеспечения
управления необходимы:
-
операционная система;
-
вспомогательные программы (утилиты);
-
коммуникационные, программы;
-
текстовый процессор;
-
электронные таблицы;
-
система управления базами данных,
Операционная система
- программа, которая загружается при включении
персонального компьютера и поддерживает работу всех системных и прикладных
программ, обеспечивая их взаимодействие с аппаратурой, а также дает возможность
пользователям выполнять общее управление персональным компьютером.
Вспомогательные программы (утилиты)
представляют собой дополнительные
средства, которые расширяют возможности компьютера и облегчают пользователю
осуществлять часто выполняемые действия (программы-упаковщики, программы
диагностики компьютера и т. п.).
Коммуникационные программы
предназначены для организации обмена
информацией между компьютерами, пересылая информацию с одного компьютера на
другой.
Текстовый процессор -
программа создания печатных документов,
обеспечивающая обработку текстов, создание композиции страницы, оформление
документа с использованием комплекта шрифтов.
Электронные таблицы -
программы, представляющие данные в виде таблиц и
выполняющие преобразования данных, разнообразные вычисления для инженерных,
бухгалтерских расчетов и задач принятия решений.
Система управления базами данных -
программа, обеспечивающая эффективные
средства организации больших объемов данных, доступа к ним, их хранения и
обслуживания.
В данной книге рассматриваются программные продукты фирмы Microsoft, получившие
наибольшее распространение в нашей стране и во всем мире. В качестве операционной
системы рассматривается MS Windows, а в качестве офисных приложений пакет -
MS Office.
Знакомство с MS Windows
Использование программного обеспечения MS Windows предоставляет пользователю
большие возможности для работы, обеспечивая при этом простоту и легкость
освоения и реализации этих возможностей.
Описание MS Windows (в дальнейшем - просто Windows) в данной книге имеет
ознакомительный характер и рассчитано на тех пользователей, которые только
начинают работать в среде Windows, более подготовленные читатели могут эту главу
пропустить.
