Автоматизация работы с документами

Автозамена

Элемент автотекста - это текстовый объект, помещенный в словарь и доступный для вставки в различные документы. Каждому элементу автотекста присваивается имя до 31 символа длиной.

Элементы автотекста можно использовать для ввода или замены следующей часто используемой информации:

названия и адреса компании;
логотипа компании;
стандартных абзацев (например, разделов контрактов);
таблиц.

Доступность элементов зависит от используемого шаблона. Элементы автотекста, созданные в файле с определенным шаблоном, сохраняются в этом шаблоне. Различные шаблоны могут содержать разные элементы автотекста.

Функция Автозамена используется для автоматического исправления наиболее часто встречающиеся опечаток, орфографических и грамматических ошибок. Параметры автозамены несложно изменить, имеется возможность дополнения существующего списка автоматических исправлений.

Элементы автозамены можно использовать:

• для исправления наиболее распространенных ошибок;

• замены некоторых необычных символов;

• расшифровки аббревиатур и сокращений.

Д обавление элемента в список автозамены

1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect) (рис. 78).

2. Установите флажок Заменять при вводе (Replace text as you type).

3. В поле Заменить (Replace) введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например введите дял.

4. В поле На (With) введите правильное написание этого слова, например введите для .

5. Нажмите кнопку Добавить (Replace) .

Рис. 78. Автозамена

Автозамена часто используется для расшифровки аббревиатур, например МГУ - Московский государственный университет.

Для настройки параметров автозамены выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect). При работе с текстом все переключатели должны быть включены. Табл. 15 описывает параметры команды Автоэамена.

Таблица 15. Параметры автоэамены

Параметры автозамены	Операция
Исправлять две прописные буквы в начале слова	Замена второй прописной буквы строчной
Делать первые буквы предложений прописными	Замена первой строчной буквы в начале предложения прописной
Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK	Изменение размеров неверно введенных букв и выключение режима CAPS LOCK

Если в диалоговом окне Автоэамена установлен флажок Заменять при моде (Replace text as you type), то при автозамене будут автоматически исправляться ошибки и вставляться требуемые объекты (текст, графика и символы).

В стандартный список автозамены включено большинство чаще всего используемых символов. Например, введите (с) для автоматической вставки символа ©. Существует возможность дополнить список символов-элементов автозамены. Для этого выберите команду Символ в меню Вставка (Insert, Symbol), выделите нужный символ, нажмите кнопку Автоэамена, а затем сохраните элемент списка автозамены как обычно.

Не рекомендуется присваивать элементу списка автозамены реальных имен (например, для расшифровки сокращений). Используйте такие имена, которые не встречаются в реальной работе.

Элементы автотекста, созданные в шаблоне "Обычный", доступны —в любом документе.

Создание элемента автотекста

1. Выделите текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.

2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText) , а затем - команду Создать (Create) (рис. 75).

Рис. 75. Создание элемента автотекста

3. Примите имя элемента списка автотекста, предложенное по умолчанию, или в ведите другое имя.

4. Нажмите ОК .

Имеются встроенные элементы списка автотекста (обращения, прощания и т. п.), которые можно использовать при написании гшсем (рис. 76).

Рис. 76. Встроенные элементы автотекста

Если меню автотекста содержит дополнительный список элементов ( Внимание , Обычный, Приветствие и т. п.), выберите нужный.

При создании элемента списка автотекста может быть установлена связь между ним и стилем абзаца, используемым для оформления текста или рисунка.

Чтобы сохранить элемент вместе с форматированием абзаца, необходимо включить символ абзаца в выделенный фрагмент .

В ставка элемента списка автотекста

При вставке элемента автотекста в документ пользователю предлагается выбор из списка элементов, соответствующих используемому шаблону, а также из шаблона Обычный .

1. Установите курсор в то место текста, куда следует вставить элемент списка автотекста.

2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText) . Чтобы увидеть полный список встроенных элементов автотекста, при выборе команды Автотекст удерживайте нажатой клавишу Shift (рис. 77).

3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста.

4. Нажмите кнопку Вставить (Insert) .

Рис. 77. Вставка элемента автотекста

Для вставки элемента из полного списка автотекста можно использовать такую последовательность действий:

1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText) , затем строку - Автотекст из подменю.

2. Установите флажок Автозавершение для автотекста и дат.

3. Выберите нужный элемент из списка элементов автотекста.

4. Нажмите кнопку Вставить, затем ОК .

В дальнейшем при введении в документ нескольких первых символов имени элемента автотекста нажмите клавишу F3 , чтобы принять предложенный элемент списка автотекста. В противном случае продолжите ввод.

Удаление элемента списка автотекста

1. Выберите команду Автотекст в меню Вставка (Insert, AutoText) , а затем строку Автотекст из подменю.

2. В поле Имя элемента выберите имя элемента списка автотекста, который следует удалить.

3. Нажмите кнопку Удалить (Delete) .

Отменить удаление элемента списка авдртекста нельзя.

У пражнение

Создание и в ст авка элемента автотекста

1. Вв едите и выделите текст (например, название фирмы на английском языке - Training Center KUDITS), который следует сохранить в виде элемента списка автотекста.

2. Выберите команду Автотекст в меню Вставка , а затем команду Создать .

3. Введите имя элемента списка автотекста, например цо.

4. Нажмите ОК .

5. Выберите команду Автотекст в меню Вставка , затем строку Автотекст из подменю.

6. Установите флажок Автоэавершение для автотекста и дат.

7. Установите курсор в место ввода автотекста.

8. Введите в документ символы имени цо и нажмите клавишу F3 .

Смотрите также:

Делопроизводство на компьютере