Совместное использование данных
Копирование данных между приложениями
Microsoft Office предоставляет пользователю несколько способов обмена
данными между приложениями. Когда мы вводим информацию в приложение, мы создаём
то, что называется объектом. Различными типами объектов служат текстовые
документы в Word, электронные таблицы и диаграммы, создаваемые в Excel, и слайды
в PowerPoint.
Объекты могут создаваться в одном приложении, копироваться в буфер обмена, а
затем вставляться в другое приложение. Например, таблицы, сделанные в Word,
можно легко скопировать в Excel или вставить лист или диаграмму Excel в документ
Word. Формат вставляемых данных в точности может не совпадать с форматом
источника.
Для избежания проблем форматирования при вставке данных применяется
связывание и внедрение объектов.
Основные различия между связыванием и внедрением заключаются в месте хранения
данных и способе обновления данных после помещения их в документ.
С точки зрения реализации функций совместного использования данных приложения
делятся на клиентские и серверные.
Серверное приложение
- это такое приложение, чьи объекты могут быть
связаны или внедрены в другое приложение. Серверы надо представлять как
приложения, которые поставляют услугу другим приложениям.
Клиентское приложение -
это такое приложение, которое может адаптировать
объекты, созданные серверными приложениями. Клиентские приложения надо
представлять как приложения, которым необходима услуга одного или нескольких
серверных приложений.
Все приложения Office могут
работать
в качестве клиентских приложений и в качестве серверов.
Копирование данных между приложениями
Данные могут копироваться
между приложениями Office при помощи команд копирования и вставки.
Наиболее часто в делопроизводстве используется обмен данными между
приложениями Excel и Word.
Вставка таблицы данных Excel в Word
1. Выделите необходимые данные на рабочем листе Excel.
2. Выберите в меню
Правка
команду
Копировать (Edit, Copy)
, данные скопированы
в буфер обмена.
3. Переключитесь в Word.
4. Поместите курсор в то место документа, куда необходимо вставить данные.
5. Выберите
Правка, вставить
(Edit, Paste).
Данные вставлены в виде таблицы и могут редактироваться средствами Word.
Таблицы, сделанные в Word при помощи разделителя - табуляции, можно копировать
в Excel. Каждая позиций табуляции представляет столбец в рабочем листе Excel.
Если таблица Word начинается с табуляции, то первый столбец рабочего листа Excel
остается пустым при копировании данных. Чтобы убедиться в том, что все данные
вставлены в соответствующие столбцы, символы табуляции необходимо копировать
вместе с данными.
Таблицы, построенные в Word при помощи мастера таблиц, также могут быть
скопированы в Excel. Данные из ячеек таблицы Word автоматически размещаются
в соответствующих ячейках рабочего листа Excel.
Вставка таблицы данных Word в Excel
1. Выделите необходимые данные в документе Word.
2. Выберите в меню
Правка
команду
Копировать (Edit, Сору)
, данные будут
скопированы в буфер обмена.
3. Переключитесь в
Excel
.
4. Выберите начальную ячейку области, куда необходимо ввести данные.
5. Выберите
Правка, Вставить
(Edit, Paste).
Данные вставлены в рабочий лист и могут редактироваться средствами Excel.
